Podstatou hromadné korespondence je hlavně vložení adres příjemců na obálky. Adresy lze uložit v samostatném souboru. Nemusíte tak vytvářet několik kopií obálek či dopisů podle počtu jmen, ale jen jeden dokument, ve kterém se budou konkrétní údaje podle potřeby zaměňovat.
- Pro vytvoření hromadné korespondence budete potřebovat tzv. hlavní dokument, který vytvoříte ve Wordu. Bude jím dopis či pozvánka, kde u horního okraje vynecháte prázdné místo pro vložení adres příjemců. Ty budou uloženy v jiném dokumentu, v tzv. zdroji dat.
- Nejprve vytvořte samostatný soubor s adresami příjemců. Ve Wordu otevřete nový dokument stiskem kláves Ctrl + N a příkazem Tabulka z nabídky Tabulka a Vložit do něj vložte tabulku, která bude mít 7 řádků a 6 sloupců.
- Sloupce tabulky pojmenujte: Oslovení, Příjmení, Jméno, Ulice, Město, PSČ. Vložte do tabulky příslušné údaje o adresátech. Soubor uložte pod názvem jmena.doc na pevný disk vašeho počítače stiskem kláves Ctrl + S nebo příkazem Uložit jako z nabídky Soubor.
- Vytvořte ve Wordu nový soubor s pozvánkou na konferenci. Můžete se nechat inspirovat textem na obrázku. Soubor uložte na pevný disk vašeho počítače pod názvem pozvanka.doc.
- Při vytváření pozvánky či dopisu můžete použít existující šablonu. Po zvolení příkazu Nový z nabídky Soubor stiskněte v pravé části Nový dokument příkaz V mém počítači. V okně Šablony označte jednu z ikon a stiskněte tlačítko OK.
- Nyní již máte vytvořený hlavní dokument (pozvánku na konferenci) i zdroj dat (tabulku s adresami příjemců). Zbývá jen do každé pozvánky vložit adresu jednoho příjemce. Z nabídky Nástroje, Dopisy a korespondence zvolte příkaz Hromadná korespondence.
- Vpravo na pracovní ploše Wordu se objeví podokno úloh Hromadná korespondence. Ukazatel nastavte k levému hornímu okraji dokumentu, kam vložíte adresu příjemce. V prvním kroku Průvodce Vybrat typ dokumentu ponechte nastavenou volbu Dopisy a stiskněte tlačítko Další: Počáteční dokument.
- V druhém kroku Průvodce Vybrat počáteční dokument ponechte volbu Použít aktuální dokument a stiskněte tlačítko Další: Vybrat příjemce. Ve třetím kroku Průvodce Vybrat příjemce ponechte volbu Použít existující seznam. Klepněte na tlačítko Procházet, vyhledejte, označte a otevřete soubor jmena.doc, který obsahuje adresy příjemců pozvánky. V okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na tlačítko OK a v Průvodci na tlačítko Další: Vytvořit dopis.
- V dalším kroku Vytvořit dopis klepněte na volbu Další položky. Objeví se okno, které představuje nadpisy jednotlivých sloupců ze zdroje dat. Postupným výběrem tyto položky vložte do dokumentu stiskem tlačítka Vložit, poté okno zavřete tlačítkem Zavřít. Pomocí kláves mezerník a Enter upravte pozice polí v dokumentu a stiskněte v Průvodci tlačítko Další: Zobrazit náhled dopisů.
- Na obrazovce se místo polí s obecnými popisy objeví údaje prvního příjemce pozvánky z tabulky souboru jmena.doc. Stiskněte tlačítko Další: Dokončit hromadnou korespondenci. V sekci Sloučit klepněte na Tisk a vytiskněte pozvánky pro všechny vybrané příjemce ze souboru jmena.doc (pro každého příjemce se vytiskne jeden dopis s jeho konkrétní adresou).
TIP: Pokud chcete sloučený dokument hlavního dokumentu a zdroje dat uložit jako samostatný soubor, stiskněte v průvodci klávesy ALT + SHIFT + N.
TIP: SLOVNÍČEK: Hlavní dokument – dokument, který vytvoříte ve Wordu (např. dopis, pozvánka, obálka, štítek) a který chcete adresovat několika osobám. Údaje o těchto osobách jsou uloženy v samostatném souboru; Zdroj dat – soubor, ve kterém jsou uloženy informace o adresátech, o těch, kterým má být poslán tzv. hlavní dokument hromadné korespondence (např. dopis, pozvánka). Zdrojem dat může být tabulka ve Wordu, Excelu i Accessu, textový soubor či kontakty z Outlooku.
TIP: KLÁVESOVÉ ZKRATKY:
- Ctrl + N – vytvoření nového dokumentu;
- Ctrl + S – uložení aktuálního souboru (v případě nového dokumentu se zobrazí dialogové okno Uložit jako).
TIP: Před použitím následujících příkazů musíte spustit Průvodce Hromadná korespondence:
- ALT + SHIFT + E – upravení datového soubor hromadné korespondence;
- ALT + SHIFT + M – tisk sloučeného dokumentu hromadné korespondence;
- ALT + SHIFT + N – sloučení hromadné korespondence do nového dokumentu.
Další informace:
Cvičení
C1 – hromadná korespondence, oddíly
Pro své zákazníky vytvořte dopis s nabídkou komplexního zajištění dopravy zboží, který budete zasílat zákazníkům. Dopis bude sestávat ze dvou stránek.
- První stránka bude orientovaná na výšku, bude mít nastaveny široké okraje a bude obsahovat níže uvedený text. Daný text naformátujte dle svého uvážení se splněním typografických pravidel.
V horní pravé části dopisu bude umístěna adresa zákazníků. Ta bude dotažena z následujícího zdroje: K:\ProŽáky\Bečvářová Silvie\Podklady\WORD\hromadna-data.docx
Nabídka komplexního zajištění dopravy zboží
Vážený pane jednateli,
na Vašich webových stránkách jsme zjistili záměr zahájit v tomto roce provoz nového internetového obchodu. Jsme renomovaná přepravní společnost a nabízíme komplexní zajištění dopravy zboží.
Specializujeme se na expresní přepravu balíků z domu do domu s doručením následující pracovní den. Nabídnout můžeme také tradiční spediční a kurýrní službu. Zásilky evidujeme pomocí etiket s čárovým kódem, což přináší minimalizaci přepravní dokumentace a umožňuje zákazníkům sledovat cestu balíku na internetu. V příloze Vám zasíláme katalog našich standardních služeb a ceník. Očekáváme podnět k osobnímu jednání, na kterém můžeme dohodnout i nadstandardní podmínky.
Doufáme, že se Vaše odpověď stane dobrým základem trvalých obchodních vztahů mezi námi.
S pozdravem
Stanislava Kropáčová
vedoucí oddělení marketingu
- Druhá stránka bude orientovaná na šířku, bude mít nastaveny úzké okraje a bude obsahovat obrázek kurýrní služby – ten stáhněte dle svého uvážení z Internetu.
Zdroj: