Co je to funkce v Excelu?
Funkce jsou v Excelu vlastně takové přednastavené a automatizované výpočty, které by vám měly pomoci ulehčit a zefektivnit práci. Čím lépe se naučíte s funkcemi pracovat, tím více dokážete zamezit chybám, které zákonitě všichni děláme. Funkce vlastně váš ruční výpočet automatizují a strojově všechny úkony opakují – vždy stejně. Na vás je, abyste věděli, co chcete v Excelu udělat nebo spočíst a dokázali si představit, jak lze úkon nebo výpočet zautomatizovat. Jak najít funkci, která by vám pak mohla pomoci, si řekneme níže.
Druhým krokem je pak uvědomit si, co Excelu potřebujete zadat – při výpočtu průměru, která čísla chcete zahrnout. Při zaokrouhlování, jaké číslo chcete zaokrouhlit, a na kolik desetinných míst. Nebo pokud vám například vedoucí pošle seznam svých podřízených a potřebuje k nim doplnit datum nástupu, které vy ale máte v jiné tabulce, kde navíc máte i ostatní zaměstnance, potřebujete pro správné fungování funkce vědět, na základě čeho se má datum nástupu doplnit (jméno zaměstnance), dále kde má Excel danou informaci hledat (tabulka, kde máte data nástupů), kde přesně ji v dané tabulce najde (ve kterém sloupci) a co má dělat, pokud zaměstnance, kterého poslal vedoucí, ve vaší tabulce nenajde.
Těmto informacím, které Excelu, respektive jeho konkrétní funkci zadáváte, se říká argumenty. Každá funkce je tedy složená z několika argumentů, které Excel potřebuje znát, aby mohl funkci správně vykonat a ukázat vám správný výsledek.
Jak vypadá funkce zapsaná v Excelu?
Správně zapsaná funkce začíná vždy znakem rovnosti „=“, za kterým následuje název funkce, psaný velkými písmeny. Za názvem funkce jsou v závorkách jednotlivé argumenty, odděleny od sebe vzájemně středníkem. Vše bez mezer!
Tak například zápis funkce, která zaokrouhlí hodnotu 682,24 na celé číslo, a která vyžaduje dva argumenty, tedy co budeme zaokrouhlovat a na kolik desetinných míst, bude vypadat následovně:
=ZAOKROUHLIT(682,24;0)
Jakmile tento text napíšete do libovolné buňky v Excelu, zobrazí se místo něj „682“. (Pro anglickou verzi to bude funkce ROUND.) Prvním argumentem je zde číslo, které chcete zaokrouhlit, druhým počet desetinných míst, v našem případě tedy 0. Pokud chcete zaokrouhlit číslo, které je zadáno přímo v Excelu, můžete se odkázat přímo na buňku, kde je číslo zapsáno, tedy například takto:
=ZAOKROUHLIT(B2;0)
Když pak na buňku s výsledkem (682) kliknete, v řádku vzorců uvidíte napsanou funkci – zde ji pak i můžete různě upravovat.
Jak v Excelu zadat funkci z panelu DOMŮ (Home)?
Ty úplně nejzákladnější funkce naleznete přímo na hlavní záložce DOMŮ (Home), na pravé straně, ve skupině ÚPRAVY (Editing). Zde, u položky AUTOMATICKÉ SHRNUTÍ (AutoSum), uvidíte malou šipku směrem dolů. Jakmile na ni kliknete, ukáže se vám seznam, který obsahuje funkce jako MINIMUM (MIN), MAXIMUM (MAX), SOUČET (SUM) nebo PRŮMĚR (AVERAGE).
Pokud chcete použít některou z těchto funkcí, je zadávání argumentů u těchto funkcí velmi jednoduché – myší kliknete na buňku, kde si přejete mít výsledek, vyberete jednu z funkcí, a myší označíte oblast buněk, které chcete sčítat, průměrovat, nebo ze kterých chcete zjistit minimum a maximum.
Úplně dole je volba „více funkcí“, ale další funkce je jednodušší vybírat z jiného místa. Z jakého, to se dozvíte dále.
Jak v Excelu zadat funkci tlačítkem u řádku vzorců?
Pokud se vám stalo, že v Excelu manuálně upravujete větší množství dat a na všech řádcích postupujete stejně, je zde velmi pravděpodobně nějaká funkce, která to může vyřešit za vás. Rychleji a hlavně, pokud vše správně zadáte, bez chyb.
Ve spoustě případů nemusíte ani předem znát přesný název funkce – jako příklad mohou posloužit opět zaměstnanci. Vy máte každého z nich zadaného v jedné buňce, ve formátu příjmení a jméno, vedoucí vám však poslal soubor, kde má ve sloupci A jméno, ve sloupci B příjmení, a vy je potřebujete mít ve stejném formátu, jako ve své tabulce. Namísto toho, abyste je začali ručně přepisovat, můžete se poohlédnout po nějaké funkci.
Na řádku vzorců, těsně nad sloupci, uvidíte velké bílé políčko pro zapisování dat. A vlevo od něj je ikonka fx, VLOŽIT FUNKCI (Insert function). Když na ni kliknete, spustí se průvodce vložením funkce.
Pokud dokážete některými klíčovými slovy popsat, co chcete, aby funkce dělala (v našem případě například můžete zkusit klíčová slova „spojit text“), napište je do prvního okénka, tedy VYHLEDAT FUNKCI (Search for a function) a stiskněte ENTER, nebo tlačítko PŘEJÍT (Go). Excel vám nabídne několik funkcí, které by mohly odpovídat tomu, co chcete udělat.
Druhou možností je VYBRAT KATEGORII (Select a category), ve které by se naše funkce mohla nacházet (textové). Zde vám pak vyjedou jen funkce textové (nebo matematické, logické, vyhledávací a další).
Ať už si vyberete jeden, nebo druhý způsob, vždy se vám zobrazí funkcí více. Pokud si nejste jistí, kterou funkce je ta správná, na jednu po druhé klikejte – Excel vám ve spodní části okna vždy vypíše, co daná funkce dělá, včetně toho, jaké argumenty (informace od vás) bude ke správnému fungování potřebovat.
Jakmile naleznete tu správnou, klikněte na OK, nebo prostě jen dvakrát poklepejte na její název. Otevře se vám nové okénko, kde už, řádek po řádku, zadáváte jednotlivé argumenty. Pokud si nevíte rady, mrkněte zase do spodní části okna – Excel vám bude zase radit, co přesně který argument znamená.
V prostřední části, mezi zadávanými argumenty a nápovědou k argumentům, pak budete vidět náhled toho, co funkce ukáže jako výsledek. Nemusíte tak z funkce vyjíždět, abyste zjistili, zda máte vše zadáno správně a výsledek odpovídá tomu, co potřebujete.
Jak v Excelu zadat funkci z panelu VZORCE (Formulas)?
Další možností, jak zadat funkci, je přes záložku VZORCE (Formulas). Funguje to stejně jako zadání přes ikonku fx, jak jsme popsali výše, jen jsou funkce trochu jinak graficky uspořádány. Jednotlivé kategorie vidíte vedle sebe a funkce v nich pak po kliknutí na danou kategorii. Pokud chcete ke každé funkci zobrazit nápovědu, tedy zjistit co dělá, stačí k ní (bez kliknutí) najet myší.
Jak v Excelu zadat funkci ručním vypsáním?
Pokud už jste si v některé funkci jisti a přesně znáte, jaké argumenty potřebuje a v jakém pořadí, můžete funkci napsat ručně – mnohdy je to nejrychlejší a nejefektivnější způsob.
Nápověda je zde při ručním vepsání také, ale jen v omezeném zobrazení – uvidíte pouze název argumentu, takže byste aspoň trochu s funkcí měli umět pracovat.
Začnete tím, že v buňce, kde si přejete mít výsledek, napíšete znak „=“ a pokračujete názvem funkce. Urychlit si práci můžete použitím klávesy TAB, jakmile se vám název funkce nabídne – tedy například nemusíte vypisovat =CONCATENATE(, ale stačí napsat =CON a stisknout TAB.
Excel sám doplní vše potřebné, až po místo, kde zase potřebuje vaší pomoc, tedy k prvnímu argumentu.
Poté již pokračujete zadáváním jednotlivých argumentů, ať už ručně, nebo výběrem potřebné oblasti buněk myší. Argumenty od sebe oddělujte středníkem a po zadání posledního z nich stiskněte Enter.
Cvičení
C1 – Funkce KDYŽ
Opište níže uvedenou tabulku i s hodnotami.
| Produkt | Množství | Popis |
| Produkt A | 15 | |
| Produkt D | 20 | |
| Produkt A | 5 | |
| Produkt D | 10 | |
| Produkt D | 25 | |
| Produkt A | 50 |
Použijte funkci KDYŽ následovně:
- pokud je Množství u Produktu menší nebo rovno hodnotě Limit, doplň do sloupce Popis text „Podprůměr“
- pokud je Množství u Produktu větší než hodnota Limit doplň do sloupce Popis text „OK“
Limit = 20
Tuto hodnotu (Limit=20) si poznačte do samostatné buňky a ve funkci KDYŽ využijte absolutní adresu této buňky.
C2 – Funkce COUNTIF
Využijte tabulku z předchozího cvičení C1.
Pomocí funkce COUNTIF spočítejte, kolikrát se vyskytuje v tabulce Produkt A.
Tuto hodnotu (Produkt A) si poznačte do samostatné buňky a využijte ve funkci absolutní adresu této buňky.
C3 – Funkce, prospěl/neprospěl
Na adrese: K:\ProŽáky\Bečvářová Silvie\Podklady\EXCEL je dostupný excelový soubor 03-funkce-prijat. Stáhněte si jej a vypracujte chybějící vzorce.
Do sloupce Přijat/nepřijat umístěte vzorec, který podle stanoveného průměru žáka zjistí a napíše, zda byl žák přijat nebo nepřijat na střední školu. Pokud je průměr žáka menší nebo roven číslu 1,5, vypíše Excel Přijat. V opačném případě Excel vypíše Nepřijat.
C4 – Funkce, Průměr, medián
Na adrese: K:\ProŽáky\Bečvářová Silvie\Podklady\EXCEL je dostupný excelový soubor 03-funkce-prumer-median. Stáhněte si jej a vypracujte chybějící vzorce.
Na listu Tabulka mezd jste zjistili průměrnou mzdu, medián mezd a nejvyšší a nejnižší mzdu.
Více informací:
Zdroje: